Soreco Xpenses ist die App, die das Smartphone Ihrer Mitarbeitenden in ein mobiles Spesentool verwandelt. Mit welchen Vorteilen die Lösung verbunden ist und weshalb sie nicht mehr darauf verzichten möchte, hat uns Ornella Sassano, HR-Leiterin der hostettler group, erläutert.
Die hostettler group ist einer der kräftigen Wirtschaftsmotoren der Zentralschweiz. Die 14 Unternehmen der Gruppe – davon zwölf Handelsfirmen – beschäftigen über 850 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Jahr 1906 gegründet, ist die hostettler group national in den Bereichen Motorrad, Automobil, Consumer Electronics und Fahrrad tätig. International hat sich die Gruppe mit Unternehmenszukäufen im europäischen Fahrradmarkt verstärkt. Die Handelsgruppe unterhält in Süddeutschland einen Logistik-Hub für Europa. Die Gruppe wird entlang ihrer Kernkompetenzen weiterentwickelt: als Generalimporteur der marktführenden Motorradmarke Yamaha für die Schweiz durch die hostettler ag, als Importeur und Hersteller der Fahrradmarken BiXS und Wheeler durch die intercycle ag und als Inhaber der weltweit vertriebenen Bekleidungs- und Accessoire-Marke iXS für Motorrad- und Fahrradbegeisterte. Die Business Unit «fashion & parts» konzentriert sich im Gegenzug auf den Import von Zubehör und Bekleidung bekannter Marken für den Bereich Motorräder und deren Fahrer. Die intercycle ag importiert Fahrräder, Fahrradzubehör, Bekleidung sowie Sportartikel von führenden Marken. Im Bereich Consumer Electronics ist intercycle Generalimporteur von DJI Drohnen und weiteren Produkten des weltweiten Marktleaders.
Mit dem Unternehmen hostettler autotechnik ag gehört die hostettler group zu den führenden Anbietern der Schweiz im Bereich Ersatz-, Service- und Verschleissteile für mehr als 9000 Fahrzeugtypen. Das Garagen-Konzept Autofit ist an rund 280 Orten in der Schweiz vertreten und hilft bei Fahrzeug-Problemen jeglicher Art. Auch die beiden Konzepte eGarage und autopro gewinnen immer mehr an Bedeutung. Der pneuservice 4-Rad ist Generalimporteur der erfolgreichen Reifenmarke Nexen und verfügt zudem als Grosshändler verschiedener Reifenmarken über eines der grössten Reifenlager der Schweiz. Der Vertrieb der Reifen erfolgt über die zwölf Filialen der hostettler autotechnik ag.
Für die hostettler group hat die Elektromobilität einen hohen Stellenwert. Das Unternehmen beobachtet die Entwicklungen und nimmt Opportunitäten wahr. Im Bereich der Elektrofahrräder gehört die intercycle ag zu den führenden Anbietern und verzeichnet von Jahr zu Jahr steigende E-Bike-Verkaufszahlen. Mit dem emissionsfreien Elektro-Roller von Yamaha EC-03 und dem Elektroauto Birò für den Nahverkehr der hostettler motoren ag bietet die hostettler group bereits heute Lösungen ohne Verbrennungsmotor.
Ornella Sassano
HR-Leiterin hostettler group
Für die Spesenabrechnung persönlich bei der Buchhaltung vorbeigehen – das ist Vergangenheit
Um eine Spesenabrechnung einzureichen, füllten die rund 300 spesenberechtigten Mitarbeitenden der hostettler group vor der Implementierung von Xpenses ein einseitiges Formular aus, liessen es vom Vorgesetzten visieren und gaben es persönlich in der Buchhaltung ab, um die Spesenerstattung gleich in bar ausgezahlt zu erhalten. Über diese Abrechnungen führte die Buchhaltungsabteilung ein Kassenbuch und buchte die Bewegungen manuell in das Finanzsystem ein. Für Mitarbeitende im Aussendienst war es besonders aufwändig, Spesenerstattungen abzuholen, da ihr persönliches Erscheinen notwendig war, sie allerdings arbeitsbedingt nicht immer vor Ort sein konnten. Alles in allem war dieser papiergebundene Spesenabrechnungsprozess nicht zufriedenstellend. Es wuchs das Bedürfnis nach einer papierlosen Lösung, welche die Effizienz steigert und dem HR einen besseren Überblick verschafft. Ornella Sassano recherchierte daher nach einer geeigneten Spesenerfassung und holte von drei Anbietern eine Offerte ein, darunter auch von der Soreco mit ihrer Lösung Xpenses. Dass die Wahl schlussendlich auf die Soreco fiel, war für Sassano keine finanzielle Entscheidung, sondern richtete sich nach den Leistungen, welche der Spesenprozess von Xpenses umfasste.
Mobil, digital und automatisiert Spesen abrechnen – Xpenses von Soreco
Xpenses ist die automatisierte Lösung von Soreco AG für einen einfachen, digitalisierten Spesenprozess, der webbasiert funktioniert und dadurch jederzeit von überall Zugriff erlaubt. Den Beleg über die Auslagen für das geschäftliche Mittagessen noch bei Tisch in einem mobilen Spesentool erfassen? Ein Foto für die App genügt. Die Spesenbelege Ihrer Angestellten zum für Sie günstigsten Zeitpunkt kontrollieren, visieren und freigeben? Kein Problem. Über Xpenses können Belege all Ihrer Mitarbeitenden digitalisiert, bearbeitet und archiviert werden – webbasiert in der Smartphone-App oder am PC. Das aufwändige Sammeln, Aufheben und Auflisten von Quittungen entfällt.
Der Prozess beginnt mit der Erfassung eines Belegs durch einen Mitarbeitenden, beispielsweise durch Abfotografieren. Durch ein spezialisiertes Belegerkennungsverfahren inkl. OCR-Technik (Optical Character Recognition) werden alle Angaben auf dem Foto automatisch herausgelesen und können vom Verfasser nach Bedarf manuell ergänzt werden. Alle gesammelten Belege werden automatisch zu einem digitalen Dossier zusammengefasst und innerhalb einer vorgängig definierten Zeitspanne zum Visieren in elektronischer Form an den Vorgesetzten weitergeleitet. Sobald ein Dossier über eine oder auch mehrere Freigabestufen freigegeben wurde, stehen die Daten für die Finanz- oder Lohnbuchhaltung bereit. Für die Datenübernahme besteht je nach Wunsch die Möglichkeit eines Standard-Exports oder einer individuellen Schnittstelle, welche an das kundenspezifische System angepasst ist und Informationen ohne Mehraufwand überträgt.
Alle Belege werden geschäftsbücherkonform und sicher im Schweizer Cloud-Archiv von Xpenses archiviert. Für das professionelle Management der Belege wird das DMS d.3ecm verwendet. Mittels eines Benutzerzugangs ist es für den Kunden möglich, Belege einzusehen und herunterzuladen. Auf einer separaten Administratoren-Oberfläche können unter anderem Spesenarten, Berechtigungen, Rollen und die Verwaltung der Mitarbeitenden selbstständig erfasst und – beispielsweise bei einem Wechsel des Vorgesetzten – jederzeit angepasst werden. Natürlich ist auch die Anbindung an firmeneigene Archiv- oder DMS-Systeme möglich, welche Geschäftsbücherkonformität garantieren. Soreco ist zur Stelle und richtet dafür nach Wunsch eine eigene Schnittstelle ein.
«Xpenses ist ein tolles System für uns. Es ist leicht via Smartphone zu bedienen und dank der App sehr benutzerfreundlich.»
Ornella Sassano, HR-Leiterin hostettler group
Befragt nach den Kriterien, weshalb sie sich für Soreco Xpenses als neue Spesenlösung für die hostettler group entschieden hat, erläutert Ornella Sassano: «Xpenses ist ein tolles System für uns. Es ist leicht via Smartphone zu bedienen und dank der App sehr benutzerfreundlich. Nicht zuletzt waren die Schnittstellen zu unseren bestehenden Systemen gegeben.» Xpenses umfasste die Schnittstellen zum von hostettler group angewendeten Lohnsystem Swiss Salary und zur Finanzbuchhaltung. Was Xpenses als Spesenlösung besonders hervorhebt, ist die intelligente Texterkennung, welche andere Anbieter entweder nicht oder weniger ausgereift anbieten. Die Entscheidung war für Sassano schlussendlich in erster Linie lösungsbasiert und nicht finanziell motiviert.
Ein vielversprechender Start
In allen Phasen der Implementierung von Xpenses führte Soreco die hostettler group Schritt für Schritt durch den Prozess und zeigte auf, welche Aufgaben zu erledigen sind. In der ersten Phase mussten alle Mitarbeiter-Stammdaten erfasst sowie die Personen, welche ein Login benötigen, definiert werden. Im Rahmen eines Workshops wurden in einem weiteren Schritt und auf Basis des bestehenden Spesenreglementes die Anforderungen an die Lösung definiert. Dies umfasste beispielsweise, in welcher Klasse Mitarbeitende fliegen dürfen, welches Hotel sie buchen können und wie die Kilometerentschädigung geregelt ist. Letzteres und die Regelung für Mittag- und Abendessen wurden noch überarbeitet und definiert, welche Spesenart effektiv und welche pauschal abgerechnet wird. All dies hinterlegte Soreco für die hostettler group in der Lösung, inklusive Mehrwertsteuer-Codes und Deckelungsfunktion. Diese Deckelung sieht so aus, dass bei einer Spesenerfassung ein maximaler Betrag erfasst werden kann und dieser automatisch heruntergerechnet wird, sollte der erfasste Betrag darüber liegen. Während diesem Prozess testete die hostettler group die Lösung immer wieder in einem agilen «Ping Pong-Verfahren», wie es Ornella Sassano nennt, und gab laufend weitere Inputs, welche die Soreco für ihre Kundin anpasste.
Soreco ist Sparring-Partner auch für besondere Anforderungen
Das ganze Projekt mit all seinen Elementen befand sich in der Cloud. Soreco zeigte sich zu jedem Zeitpunkt offen, individuelle Anforderungen aufzunehmen und umzusetzen, auch als es auf Anbieterseite Serverprobleme gab. Bis heute steht die hostettler group mit Soreco im Austausch und gibt immer wieder Inputs. Ornella Sassano hat dies so erlebt: «Gemeinsam mit Soreco haben wir das Produkt eingeführt und weiterentwickelt. Nach wie vor gibt es Potential und Ansätze, die Lösung um weitere Funktionalitäten auszubauen. Für uns ist das Projekt also noch nicht ganz abgeschlossen.»
Seit der ersten Zusammenkunft mit Soreco im September 2019 dauerte das Projekt zwei bis drei Monate und wurde am 1. Januar 2020 implementiert. Soreco fungiert dabei als Organisationsmanager für die gesamte Bewirtschaftung, in welcher die Spesensystematik abgebildet ist, wie beispielsweise, wer welche Spesenart freigibt und wie bei einem Vorgesetztenwechsel vorgegangen wird. Für die Zukunft ist vorgesehen, dass die hostettler group diese Bewirtschaftung, die momentan noch zu komplex ist, selbst vornehmen kann. Nur die Erfassung neuer Mitarbeitender wird auch in Zukunft die interne ICT von der hostettler group erledigen.
Und wie kommen die Anwender mit der neuen Lösung zurecht?
Die Mitarbeitenden der hostettler group wurden mittels eines Benutzerhandbuchs inkl. überarbeitetem Spesenreglement für die Anwendung der neuen Lösung informiert. Auf die Frage, ob der Übergang reibungslos funktioniert hat, antwortet Ornella Sassano: «Zu Beginn kamen viele Fragen seitens der Mitarbeitenden – umso mehr, als dass wir bei der Einführung mit technischen Herausforderungen konfrontiert waren und nicht alles reibungslos geklappt hat. Diese Zeit war anspruchsvoll und hat sowohl uns als auch die Soreco sehr gefordert, denn es waren ein paar Fehler auszumerzen. Dabei war das Team von Soreco stets sehr engagiert und hat mit Hochdruck an der Lösungssuche gearbeitet. Als grosser Vorteil hat sich herausgestellt, dass wir im gesamten Umsetzungsprozess immer den gleichen Ansprechpartner hatten, der unsere Lösung in- und auswendig kannte.» Dieser Single Point of Contact ist auch heute nach wie vor für die hostettler group zuständig und hat unter anderem das im Spätsommer 2020 erfolgte Update begleitet.
Positives Fazit durch zahlreiche Vorteile
Die technischen Herausforderungen bei der Implementierung konnten gut gelöst werden und Ornella Sassano ist nach wie vor überzeugt von der neuen Lösung. Der verbesserte Prozess macht sich in erster Linie für die HR-Abteilung bemerkbar. Die Spesenrückerstattung kann heute nämlich zusammen mit der Lohnzahlung abgewickelt werden, wodurch das HR einen klaren Überblick und damit eine verbesserte Kontrolle über die Auszahlungen hat. Für die Mitarbeitenden wiederum entfällt das persönliche Erscheinen vor Ort für die Auszahlung der Spesen. Einmal auf dem Smartphone erfasst, hat sich die Abrechnung für die Mitarbeitenden erledigt und die Dinge nehmen automatisch ihren Lauf. Konkret bedeutet das, dass der Vorgesetzte via Push-Nachricht auf seinem Handy darüber informiert wird, dass neue Spesen erfasst wurden, die er ganz einfach, ebenfalls via Smartphone oder Desktop, kommentieren, freigeben oder – mit Begründung – ablehnen kann. Sobald die Spesen durch den Vorgesetzten freigegeben sind, werden die Informationen automatisch an das Adminstratorenportal übermittelt, von wo aus einmal pro Monat sämtliche Daten ins Lohn- und Finanzbuchhaltungssystem exportiert werden.
Soreco Xpenses zeichnet sich aus durch:
- Datensicherung in der Cloud (in der Schweiz gehostet)
- Spesenerfassung und -freigabe über App oder Browser
- Automatisierte und geschäftsbücherkonforme Archivierung des digitalen Beleges
- Klassifizierungs-Service für die automatische Datenerkennung
- Leistungserbringer (über UID-Nr.), Datum, Betrag sowie MwSt.-Anteil werden automatisch erkannt und ausgelesen
- Selektion von Kostenart, Kostenstelle und Projekt
- Markierung bei Zahlung über Firmen-Kreditkarte
- Administrationsoberfläche zur selbstständigen Verwaltung der Stammdaten
