Per 1. Januar 2022 ist für die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen die Pauschale von bisher 0.8% auf 0.9% pro Monat erhöht worden und erfasst damit neu auch den Arbeitsweg der Mitarbeitenden. Durch diese Verordnungsänderung wird der administrative Aufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmende erheblich reduziert.
Stellt ein Arbeitgeber einem Mitarbeitenden ein Geschäftsauto auch für die private Nutzung zur Verfügung, gilt dies steuerlich als geldwerte Leistung und gehört im Lohnausweis aufgeführt. Das Eidgenössische Finanzdepartement sowie die meisten Kantone haben per 1. Januar 2022 eine Verordnungsänderung für die Berufskosten in Kraft gesetzt: Die monatliche Pauschale für die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen wurde von 0,8% auf 0,9% (auf dem Kaufpreis, exkl. Mehrwertsteuer) erhöht und damit von 9,6% auf 10.8% jährlich angepasst. Neu umfasst die Pauschale nun auch die Fahrkosten zum Arbeitsort. Dies war bislang nicht der Fall und bedeutete für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmende viel administrativen Aufwand, was viel Kritik auslöste.
Werfen wir einen kurzen Blick zurück
Die vorherige Regelung des Privatanteils von Geschäftswagen vom 1. Januar 2016 bis 31.12.2021 sah wie folgt aus: Mit der Annahme der FABI-Vorlage (FABI = Finanzierung und Ausbau der Eisenbahninfrastruktur) am 9.2.2014 durch die Mehrheit des Stimmvolkes, wurde für die direkte Bundessteuer eine Beschränkung des Pendlerabzugs für unselbstständig Erwerbstätige auf CHF 3'000.- beschlossen und per 1. Januar 2016 eingeführt. Daraufhin führten auch die Kantone Obergrenzen ein, teils in gleicher Höhe, teils grosszügiger, teils restriktiver. Der Hauptgrund dieser Beschränkung des Fahrkostenabzuges war, dass Arbeitnehmende mit langen Arbeitswegen steuerlich nicht privilegiert werden sollten. Da der Privatanteil den Arbeitsweg nicht umfasste, mussten die Steuerpflichtigen mit Geschäftsfahrzeug diese Leistung ab dem 1.1.2016 neu als Einkommen in der Steuererklärung deklarieren. Dafür konnten sie grundsätzlich dieselben Fahrkosten als Berufskosten wieder in Abzug bringen, wobei jedoch die FABI-Obergrenzen zur Anwendung kamen. Ferner musste der Arbeitgeber die Aussendiensttage auf dem Lohnausweis deklarieren, denn für diese erfolgte keine Aufrechnung der Wegkosten. Bei Arbeitnehmenden mit einem langen Arbeitsweg führte dies steuertechnisch zu einer substanziellen Mehrbelastung.
Vorteile der Pauschalerhöhung per 1.1.2022
Das Hauptanliegen dieser Neuregelung bestand darin, den administrativen Aufwand für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmende zu reduzieren. Die moderate Anhebung von 0,1% monatlich entlastet beide Parteien: Der Arbeitgeber muss zukünftig auf dem Lohnausweis keine Aussendienstanteile mehr deklarieren und für die Arbeitnehmenden entfällt in der privaten Steuererklärung die Aufrechnung der Fahrkosten zum Arbeitsort. Vom erhöhten Satz profitieren Arbeitnehmende mit längerem Arbeitsweg (> 20 km/pro Tag) oder mit niedrigem Aussendienstanteil. Für Arbeitnehmende mit einem kürzeren Arbeitsweg oder mit einem hohen Aussendienstanteil kann es zu einer steuerlichen Mehrbelastung kommen.
Mindestbetrag Privatanteil
In der Praxis gilt im Zusammenhang mit dem Privatanteil ein Mindestbetrag von CHF 150.- pro Monat. Dieser kommt neu ab einem Fahrzeugwert von CHF 16'667.- zum Tragen, anstelle von bisher CHF 18’750.-.
Effektive Abrechnung nach wie vor möglich
Gemäss Berufskostenverordnung (Art. 5a Abs. 1) ist eine effektive Abrechnung nach wie vor möglich. Wird diese Alternative gewählt, ist es jedoch notwendig, ein lückenloses Fahrtenbuch zu führen. Dies bedingt eine exakte Dokumentation der Start- und Zielorte unter Angabe der zurückgelegten Kilometer und Deklaration nach Privat- und Geschäftsfahrten, was administrativ sehr aufwändig ist. Da es sich beim Lohnausweis um eine Urkunde handelt, deren Richtigkeit sowie Vollständigkeit der Arbeitgeber bestätigt, hat dieser im Rahmen seiner Bescheinigungspflicht, das Bordbuch periodisch zu kontrollieren. Es wird auch davon ausgegangen, dass die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung), noch mehr als in der Vergangenheit, auf korrekt geführte Fahrtenbücher Bezug nehmen wird, sollte die Pauschale nicht angewandt werden.
Auswirkungen auf die Sozialversicherungen
Durch die Änderung wird der Naturallohn für den Arbeitsweg auch sozialversicherungspflichtig.
Angaben im Lohnausweis
Der Privatanteil wird nach wie vor in Ziffer 2.2 im Lohnausweis als Gehaltsnebenleistung aufgeführt. Die Deklaration des Aussendienstanteils sowie Homeoffice-Tage unter Ziffer 15 entfallen. Das Feld «F» (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) ist weiterhin anzukreuzen.
Anpassungen in Arbeitsverträgen und im Geschäftsreglement
Nachdem Sie sicherlich die betroffenen Mitarbeitenden über die Änderung informiert und wo nötig eine Vertragsanpassung vorgenommen haben, sollten Sie daran denken, das Personalreglement zu überarbeiten. Wir empfehlen Ihnen, zukünftig in den Arbeitsverträgen keinen Prozentsatz aufzuführen, sondern auf die gesetzliche Regelung hinzuweisen.
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