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Sparen Sie beim Bezahlen Ihrer Kreditorenrechungen

Geschrieben von Maya Stoop | 20.03.2023 15:05:33

Prozesse zu digitalisieren und in weiten Teilen zu automatisieren ist in der heutigen Zeit eine unabdingbare Notwendigkeit, will ein Unternehmen am Markt konkurrenzfähig bleiben. Viele Firmen sind sich dessen sehr bewusst, sind sich aber nicht schlüssig, wo sie ansetzen sollen. In Prozessanalysen zeigt sich sehr häufig, dass bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung das grösste Optimierungspotenzial liegt. Die Implementierung eines Kreditorenprozesses lässt sich einfach umsetzen und die Verabschiedung von der manuellen Rechnungsverarbeitung wirkt sich sehr rasch mit einer signifikanten Effizienzsteigerung und Kostenreduktion in der Finanzabteilung aus.  


Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeit- und kostenintensiv

Sie wissen aus eigener Erfahrung wie aufwändig und komplex sich eine manuelle Rechnungsverarbeitung verhält, wieviel Zeit sie kostet, welche enormen Mitarbeiterressourcen sie bindet und wie fehleranfällig sie ist. Noch mühsamer und unübersichtlicher wird der physische Kreditorenprozess, wenn die Rechnungen noch an Aussenstellen weitergeleitet werden müssen. Wie rasch bleibt eine Rechnung irgendwo liegen, sei es durch Ferienabwesenheit oder Krankheit. Durch die verzögerte Abwicklung werden Skontoabzüge verpasst und bei Zahlungsverzug entstehen sogar Mahngebühren. Alles sehr unerfreulich, ressourcenintensiv und mit Kosten verbunden. Diese Unannehmlichkeiten liessen sich mit einem digitalen Eingangsrechnungsprozess vermeiden. 

 

Doch wie funktioniert eigentlich ein digitaler Eingangsrechnungsprozess?

Ein digitaler Eingangsrechnungsprozess ist ein geregelter und effizienter Workflow für Kreditorenrechnungen. Von der Rechnungserkennung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Verbuchung sowie Archivierung aller Belege wird alles innerhalb eines medienbruchfreien Prozesses komplett digitalisiert abgewickelt. Dabei ist eine individuelle Einrichtung des Workflows möglich, wie z.B. Bearbeitungszeiten, Freigabelimiten, Stellvertreterregelungen, Eskalationen bei Nichterfüllung sowie Erinnerungsfunktionen. Mit der Hinterlegung der firmenspezifischen Organisationsstruktur wird die Rechnung automatisiert an die richtigen Stellen weitergeleitet, wo sie digital visiert und freigegeben werden kann. Daraufhin wird die Kreditorenbuchhaltung benachrichtigt und die Rechnung wird nach Sichtung verbucht und die Zahlung ausgelöst.

Eine Rechnung muss also nicht mehr in Papierform auf den Schreibtisch des zuständigen Mitarbeitenden gelegt werden, sie wird in der Software selbst zugestellt. Zudem kann jederzeit überprüft werden, bei wem sich die Rechnung aktuell zur Bearbeitung befindet und in welchem Status sie ist. Damit erhält die Finanzabteilung höchstmögliche Transparenz. Des Weiteren kann die Rechnung gleich digital in Ihrem Dokumentenmanagement-System archiviert werden. Mehr dazu unter Punkt «Geschäftsbücherkonforme Archivierung».

 

Automatisierungsgrad mit QR-Rechnungen zu 100% erfüllt 

Mit der im Oktober 2022 eingeführten QR-Rechnung hat der Automatisierungsgrad eines digitalen Rechnungseingangsprozesses sein Optimum erreicht. Je mehr Details vom Rechnungssteller im QR-Code angegeben werden, desto einfacher gestaltet sich die Erkennung wichtiger Rechnungsmerkmale.

 

Geschäftsbücherkonforme Archivierung 

Als letzter Schritt im Kreditorenprozess folgt die revisionssichere Archivierung (GeBüV) der Rechnungen. Verfügen Sie bereits über ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System, können Sie dieses über eine Schnittstelle auch für die Archivierung Ihrer Rechnungen nutzen. Wenn nicht, sollten Sie bei der Wahl Ihres Dienstleisters unbedingt darauf achten, dass bei dessen Lösung die GeBüV-konformität bereits Standard ist. Auch hier zeigen sich weitere grosse Vorteile eines digitalen Rechnungseingangsprozesses: Durch die digitale Archivierung ersparen Sie Ihren Mitarbeitenden die mühsame händische Rechnungsablage und allfällige Raumkosten für Ihr Archiv fallen ebenfalls weg resp. die Räumlichkeiten können anderweitig genutzt werden.

 

Die Vorteile eines digitalen Kreditorenprozesses in Kurzform

  • Reduzierung der Bearbeitungskosten um bis zu 75% 
  • Mitarbeiterarbeitende der Finanzabteilung überblicken jederzeit, wo sich die Rechnungen im Unternehmen befinden
  • Bei Krankheit oder Ferienabwesenheit wird die Rechnung dem hinterlegten stellvertretenden Mitarbeitenden weitergeleitet
  • GeBüV-konforme Archivierung und Aktenablage im DMS
  • Rechnungen liegen nur einmal im automatisierten Rechnungssystem
  • Die Suche nach Rechnungen gehört der Vergangenheit an
  • Enorme Beschleunigung des gesamten Rechnungsprozesses
  • Zahlungsfristen können eingehalten werden.
  • Keine Mahngebühren aufgrund verpasster Zahlungsfrist
  • Keine verpassten Skontoabzüge
  • Integration in die vorhandenen ERP-/Fibu-Systeme
  • Vollständige Transparenz über den Rechnungsfluss im Unternehmen
  • Mitarbeitende haben Zeit für andere Aufgaben.
  • Automatische Dubletten-Prüfung
  • Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten für das Finanzteam und die involvierten Stellen
  • Automatisierte Abwicklung des Rechnungsprozesses durch Hinterlegung der firmeneigenen Organisationsstruktur

 

Fazit

Die manuelle Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Zahlung ist zeitaufwändig, teuer und erst noch fehleranfällig. Deshalb zahlt sich die Einführung eines digitalisierten Rechnungseingangsprozess auf jeden Fall aus!

Referenzvideo zum digitalen Rechnungseingangsprozess 

Sehen Sie sich die Videobotschaft unseres Kunden Markus Wüest, Leiter Finanzen und Personaladministration der bsd. Bern an und erfahren Sie was ihn dazu gebracht hat, einen Kreditorenprozess einzuführen, was dessen Vorteile sind und weshalb er sich für die Lösung «Xpert.APF» entschieden hat: 

 

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