Die IT-Infrastruktur vieler Unternehmen macht sich bereits seit Jahren auf den Weg in die Cloud. Auch immer mehr Personalabteilungen mittlerer und grösserer Unternehmen wagen den Schritt und setzen auf Payroll- und HR-Lösungen, die ihnen online zur Verfügung gestellt werden.
Einige Unternehmen bewegen sich noch eher zögerlich in Richtung Cloud
Die Vorteile cloudbasierter Lösungen sind dabei vielfältig und beziehen sich unter anderem auf eine höhere Sicherheit, den Wegfall interner Kosten für die IT-Infrastruktur, die einfache Skalierbarkeit und last but not least: Die Software ist immer auf dem aktuellen Stand. Doch ist die Cloud auch sicher genug? Wenn es um die Nutzung externer Dienste in so sensiblen Bereichen wie der Lohnbuchhaltung geht, haben viele Firmen noch immer Vorbehalte. Schliesslich sind die Anforderungen an die Sicherheit von Personendaten besonders hoch, insbesondere, wenn von Lohndaten die Rede ist. Das ist einer der Hauptgründe dafür, warum auch gerade grössere Organisationen den Gang in die Cloud noch nicht gewagt haben. Der aktuelle Stand ist, dass sich viele Unternehmen über die prinzipiellen Vorteile zwar im Klaren sind, sich aber immer noch in einer abwartenden Haltung befinden.
Damit verschliessen sie sich allerdings einem Trend, der deutlicher kaum sein könnte. Denn viele Services für inhouse-betriebene Lizenzlösungen sind bereits abgewandert und stellen damit ein Problem für eine mittel- bis langfristige Weiternutzung der installierten Software dar. Für etliche Unternehmen ist es heute kaum noch vorstellbar, zum Beispiel auch nur Office-Anwendungen lokal installieren zu müssen.
Mit dem richtigen Partner lassen sich allfällige Bedenken auflösen
Die im Web zur Verfügung gestellten Lösungen sind meist besser geschützt als diejenigen in der unternehmenseigenen Infrastruktur. Das gilt insbesondere, wenn ein externer Spezialist die Unternehmen begleitet, der sich mit den spezifischen Sicherheitsthemen auskennt. Es ist richtig, dass die Verwendung der Cloud bedeutet, dass die Lohndaten den Firmenstandort verlassen. Doch zum Schutz der Daten kommen bei professionell gemanagten Cloud-Services Technologien mit höchsten Sicherheitsstandards zum Einsatz. Entscheidend ist, dass die Unternehmen Mindestanforderungen an die Sicherheit klar definieren und sich einen verlässlichen Partner für die Umsetzung suchen. Dieser kann beratend zur Seite stehen, zum Beispiel bei der Definition von Berechtigungen oder der Optimierung von Payroll Prozessen. Damit lässt sich nicht nur der Datenmissbrauch verhindern, sondern auch eine Effizienzsteigerung erreichen.
Payroll-Systeme in der Cloud bieten viele Möglichkeiten
Keine Zweifel bestehen in Hinblick auf die Vorteile. Es ist bekannt, dass die Daten in der Cloud ohne zeitliche oder räumliche Begrenzung verfügbar sind. Die Mitarbeiter haben von jedem Gerät darauf Zugriff, unabhängig von ihrem Standort. Gerade die aktuelle Pandemie zeigt auf, welche Vorteile sich daraus ergeben, wenn von einem Tag auf den anderen der Wechsel ins Homeoffice vollzogen werden muss. Um die Wartung und Aktualisierung der Software muss man sich keine Sorgen machen, darum kümmert sich der externe Serviceanbieter, was wiederum Ressourcen im eigenen Unternehmen freisetzt. Weitere Vorteile betreffen die Lösungs-Implementierung und -Anwendung. Eine online angebotene Lohnlösung generiert in der Regel weniger Aufwand, da die Software für ein einfaches Onboarding sowie eine intuitive Bedienung konzipiert ist. Das spart einerseits Kosten bei der Softwareeinführung als auch der Schulung von neuen Mitarbeitenden.
Ein weiteres wichtiges Argument übersehen viele Entscheider. Wenn mehr Unternehmen den Weg in die Cloud gehen, geraten die bisherigen On-Premise-Systeme unter Druck. Es ist davon auszugehen, dass immer mehr Produkte vom Markt verschwinden werden. Zögerliche Unternehmen werden dadurch mit dem möglichen Problem konfrontiert, dass sie für ihre lokalen Systeme keinen Support mehr erhalten. Eine frühzeitige Migration kann daher lohnenswert sein, damit einem später nicht die Optionen ausgehen und Investitionen in inhouse-betriebene Softwarelösungen verloren gehen.
Sicherheit: Unternehmen können sich auf die Cloud einlassen
In gewisser Weise ist es erstaunlich, dass gegenüber onlinebasierten Lohnlösungen noch immer Bedenken existieren. Werden Gehaltsdaten doch auch bei On-Premise-Lösungen längst elektronisch an die entsprechenden Sozialpartner und Versicherungen übermittelt (ELM). Genau diese Effizienzvorteile werden durch die Möglichkeiten im Internet noch verstärkt. Auch in anderen Bereichen sind die Unternehmen mutiger, so werden Online-Speicherdienste, ERP- und CRM-Systeme, Office-Produkte und E-Banking, um nur einige zu nennen, mit schützenswerten Daten befüllt. Dass die Nutzer hier positive Erfahrungen sammeln, sollte auch die Akzeptanz für Cloud-Lösungen in anderen Bereichen, wie der Lohnbuchhaltung erhöhen.
Sobald die Migration der Lohnbuchhaltung erfolgt, fällt es leicht, Rollen zuzuweisen und zu kontrollieren, wer welchen Zugriff auf die Daten hat. Die Cloud-Lösungen ermöglichen es den Unternehmen nachzuvollziehen, wer mit den Daten gearbeitet und allenfalls Datensätze manipuliert hat.
Unternehmen hatten in der Vergangenheit ausserdem immer wieder mit dem Problem des Datenverlusts zu kämpfen. Backups zu erstellen und diese bei Bedarf einzuspielen, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. In der Cloud sind die geeigneten Backup-Systeme, die einen Datenverlust vermeiden, bereits auf den Servern im Einsatz. Das verschafft den Kunden die Gewissheit, dass ihre Daten sicher sind. Noch einen Schritt weiter gehen Anbieter, die ihre gesamte Infrastruktur redundant anlegen, um zum Beispiel Ausfälle in der Stromversorgung kompensieren zu können.
Überzeugen können Anbieter von cloudbasierten Payroll-Lösungen auch mit dem Argument des Serverstandorts. Es ist für die Kunden beruhigend zu wissen, dass ihre Daten sicher auf heimischen Servern in der Schweiz gespeichert sind und kein unbemerkter Zugriff durch Dritte erfolgen kann. Weiter setzen sich wichtige Sicherheitsverfahren wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung längst als Standard durch und sorgen für ein hohes Mass an Sicherheit.
Cloud-Lösungen sind zunehmend für mittelständische und Gross-Unternehmen interessant
Kleinere Unternehmen haben häufig weniger Bedenken, ihre Lohnbuchhaltung in die Cloud zu verlagern. Mit zunehmender Unternehmensgrösse nimmt jedoch die Unsicherheit zu, geht es doch um ein Vielfaches an schützenswerten Daten, über welche die Firma die Verantwortung trägt. Dennoch setzen zunehmend auch mittelständische und Gross-Unternehmen auf die Cloud.
Eines der wichtigsten Argumente ist die Anpassungsmöglichkeit der Lösungen an spezifischen Anforderungen, die grössere Unternehmen an eine Lohnbuchhaltung stellen. Die Anbieter halten spezielle Zusatzfunktionen und Services für Grossunternehmen bereit und können gezielter auf deren Bedürfnisse eingehen. Für mittlere und grosse Unternehmen sind Partner wichtig, die sie eng in die Weiterentwicklung ihre Cloud-Software einbeziehen. Auf diese Weise gelingt es, den höheren Anforderungen zu entsprechen und Lösungen anzubieten, welche Unternehmen ab einer gewissen Grösse die Anwendung sicher, einfach und so effizient wie möglich macht.
Für Firmen mit einer hohen Zahl an Mitarbeitenden, ist eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, die ein unkompliziertes Arbeiten erlaubt, von grosser Bedeutung. Im optimalen Fall unterstützen Prozesse eine Art intelligente Benutzerführung und ermöglichen damit eine effiziente Bearbeitung der Aufgaben in der Lohnadministration.
Fazit
Es ist klar erkennbar, dass sich auch Mittelständler und Grossunternehmen zunehmend offener für die Lohnbuchhaltung in der Cloud zeigen. Diese Unternehmen haben meist lange mit der Umstellung zugewartet, da sie sich ausgereifte und sichere Lösungen wünschen, die ihren hohen Anforderungen genügen. Diese Lösungen liefert der Markt inzwischen. Einem Wechsel in die Cloud steht nichts mehr im Weg. Ein entscheidendes Argument ist, dass internetbasierte Dienste gegenüber einer lokalen IT-Infrastruktur vielfach sogar sicherer sind. Zudem fallen Aufwendungen für Wartung-, Aktualisierung und Backup für die firmeneigene IT-Abteilung weg, da diese durch den Anbieter übernommen werden. Viele weitere Vorteile, wie die Möglichkeit ortsunabhängig zu arbeiten oder der Effizienzgewinn durch die Nutzung neuester Technologien, geben dann häufig endgültig den Ausschlag, den Gang in die Cloud zu wagen.
