Das Spesenmanagement ist ein leidiges Thema, sei es für Mitarbeitende wie auch für die Finanzabteilung. Denn der Zeitaufwand von der Spesenerfassung, über die Prüfung bis hin zur Auszahlung, ist sehr gross. Erfahren Sie, wie die Spesenvergütung in einer Unternehmung einfacher gestaltet werden kann, welche Spesenarten es gibt, welche Regelungen es zu beachten gilt und welche Vorteile Ihnen ein bewilligtes Spesenreglement bringt. Mit der korrekten Umsetzung können Sie Diskussionen sowohl mit den Arbeitnehmenden als auch den Steuerbehörden vermeiden.
Prüfen Sie, ob Sie noch Wissenslücken zum Thema Spesenvergütung, den verschiedenen Arten von Spesen, zum Spesenregelement sowie zu steuerlichen — wie auch rechtlichen Aspekten haben. Der kostenlose Download «Spesenvergütung — so läuft's» hilft Ihnen, diese Lücken zu schliessen. Darin werden alle untenstehenden Fragen und mehr beantwortet. Und damit Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen können, erhalten Sie als Beigabe auch gleich den Flyer «Q&A Spesenlösung» mit Informationen zu den Vorteilen einer digitalen Spesenmanagement-Lösung.
1. Was sind Spesen und wie werden sie geregelt?
- Was bedeutet der Begriff Spesenvergütung?
- Welche Ausgaben des Arbeitnehmers sind vom Arbeitgeber zu vergüten?
- Welche Spesen gelten als notwendige Auslagen?
- Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Geschäftsauslagen?
- Gilt die Kostenübernahme des Arbeitsweges (z.B. ÖV-Abo) durch den Arbeitgeber als Spesen?
2. Unterschied effektive Spesen/Einzelfallpauschalen und Pauschalspesen
Effektive Spesen/Einzelfallpauschalen
- Was sind effektive Spesen und wie werden sie abgerechnet?
- Wie werden Autospesen mit dem Privatauto abgerechnet und zu welchem Kilometer-Ansatz?
- Was sind Einzelfallpauschalen und wie hoch sind die Maximalbeträge?
- Wie werden Spesen in ausländischer Währung abgerechnet?
Pauschalspesen
- Was sind Pauschalspesen, sogenannte Repräsentations- und Vertrauensspesen genannt?
- Für Arbeitnehmer welcher Stufe oder Tätigkeit sind Pauschalspesen geeignet?
- Was begründet die pauschale Abgeltung mittels eines fixen Betrages?
- Wann gelten Pauschalspesen als verkappter Lohn und was sind die Konsequenzen?
- Müssen Pauschalspesen im Lohnausweis ausgewiesen werden?
3. Spesenreglement
- Für welche Unternehmen eignet sich ein Spesenregelement?
- Was gehört in ein Spesenreglement?
- Warum sollte ein Spesenregelement von der Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigt werden?
- Wann kann ein Spesenreglement nicht zur Bewilligung eingereicht werden und welche Lösung bietet sich als Alternative an?
Spesenerfassung und -vergütung — mit dem richtigen Tool fast schon ein Klacks
Ein digitales Spesenmanagement-Tool, wie z.B. Xpenses, schafft durch die Prozessoptimierung eine grosse zeitliche und dadurch kostenmässige Entlastung. Im Download «Q&A Spesenlösung» erfahren Sie weitere Vorteile einer solchen Lösung und erhalten zusätzlich Tipps zur Rückforderung der Mehrwertsteuer, zur Nutzung der digitalen Möglichkeiten für Regeln des Spesenreglements und die Möglichkeiten der GeBüV-konformen Belegarchivierung. Last but not least bieten wir Ihnen eine Checkliste mit Fragen, welche vor der Einführung einer digitalen Spesenmanagementlösung geklärt werden sollten. Deren Beantwortung wird Sie dabei unterstützen, den Anforderungskatalog für den digitalen Spesenprozess zusammenzustellen und sich schlussendlich für die passende Lösung zu entscheiden.
Hätten Sie gerne Unterstützung zur digitalen Spesenlösung Xpenses? Dann buchen Sie einen Gesprächs- oder Demotermin über unseren Online-Kalender:
